Gerenciar com eficiência não custa caro

Todos nós que estamos no mundo empresarial sabemos que o segredo do sucesso está na gestão dos processos e das pessoas de nossas empresas, e que sem eles não atingiremos os resultados. A questão porém é:  Estamos efetivamente gerenciando e atingindo os resultados esperados ?
O que ocorre na grande maioria das vezes é: Não.
São inúmeros os casos de empresas que estão com seus profissionais de TI trabalhando além dos limites, “apagando incêndios” praticamente todo o tempo e sem efetivos resultados, ou com a satisfação dos clientes em baixa.
Mas porque isso acontece ?
Algum tempo atrás estava trabalhando em uma multi-nacional de bens de consumo, quando assumi a gerência LATAM de field-service/service-desk.  De cara constatei que a operação Brasil “estourava” sistematicamente o volume de chamados mensal em um contrato de outsourcing estabelecido por quantidade de tickets abertos. Para o fornecedor, não havia muito interesse em resolver a situação, pois quanto mais chamados, mais receita. Haviam indicadores, uma reunião mensal de resultados, mas o gerenciamento rotineiro de processos e pessoas não vinha sendo praticado. Estabelecemos de imediato então uma cadência de gerenciamento da rotina, com reuniões semanais, acompanhamento sistemático de indicadores, auditorias e fizemos um PDCA para descobrir a origem do “estouro” constante do volume de chamados. Para nossa surpresa, o resultado do PDCA apontou que a maioria dos chamados vinha de usuários que solicitavam movimentar seus virtuais desktops para as salas de reunião, que não os possuía, e novamente para suas mesas quando do final de suas reuniões. Como uma solução muito simples, colocando equipamentos fixos nas salas, resolvemos o “estouro” dos chamados, garantirmos o custo dentro do orçamento e vimos que este tipo de serviço precisava de uma outra unidade de medida que comprometesse o fornecedor a se preocupar com a qualidade e redução do volume de chamados.
Esse é apenas um pequeno exemplo de minha experiência profissional que mostra a importância da gestão de processo e pessoas e que não precisamos investir milhões de reais em software para atingirmos os resultados.
As ferramentas são fundamentais para a gestão, pois sem elas não temos números e sem números não há gestão, porém as temos que combinar com processos, pessoas e disciplina na execução da rotina para que tenhamos o êxito esperado.
É pensando de forma simples, direta e objetiva que a ITSaving, juntamente com seus parceiros, pode lhe ajudar a também incrementar a gestão de sua TI com baixo custo e melhoria dos resultados.
Conte conosco.

Marco Antonio Marques - Diretor de Projetos

A postura do GP faz toda diferença no resultado do Projeto

Diariamente acompanhamos com maior ou menor profundidade os projetos que estão a nossa volta e nos deparamos com muitos deles que não evoluem, ou que caminham com extrema dificuldade, ou ainda que simplesmente não terminam.

E por que será que isso ocorre ? ou; Por que não são na sua maioria bem sucedidos, se temos excelentes guias de melhores práticas e certificações no Mercado ?

 A resposta que eu encontrei é: A postura do GP tem muita influência nesse cenário !!!

Após muitos anos conduzindo Projetos nas área de TI e infraestrutura, constatei que existem dois tipos de GPs no Mercado, os quais apelidei de: “Os Jornalistas” e “Os mão-na-massa”

-       Os jornalistas são os GPs que se dedicam intensamente as tarefas burocráticas e administrativas do Projeto. Tem o cronograma impecavelmente atualizado, os custos na ponta do lápis e reportam de forma quase jornalística todos os fatos positivos e infelizmente os negativos que ocorrem no Projeto. Essa categoria de GPs tem porém uma postura muito passiva com relação a busca de soluções para os problemas e a condução das pessoas/atividades para a obtenção de resultados.

-       Os mão-na-massa são os GPs que garantem que as tarefas burocráticas e administrativas do projeto sejam cumpridas, mas que estão acima de tudo ligados no resultado do projeto. Eternamente insatisfeitos, estão sempre procurando se antever aos problemas, são incansáveis na busca de soluções e não poupam esforços, ou se melindram em colocar a “mão na massa” para garantir que os objetivos sejam alcançados.

Em um recente Projeto de infraestrutura de grande porte, eu estava dirigindo um conjunto de GPs em várias frentes do Projeto e estávamos com um dilema muito complicado para entregar o resultado: A obra civil atrasara e estávamos nos distanciando significativamente do prazo para a disponibilização dos equipamentos de rede, o que comprometeria seguramente o prazo do entrega do projeto e geraria impactos significativos de custo ao cliente.

O GP da frente estava com o cronograma e os controles do projeto atualizadíssimos, o status report reportava semanalmente o evolutivo atraso, mas o GP estava exercendo o perfil “Jornalista”, ou seja, a continuar daquela forma teríamos todas as explicações do mundo para justificar a não entrega, mas o cliente não teria o resultado esperado com o Projeto e nós fracassaríamos em nossa missão de entregá-lo.

Paramos, analisamos as possibilidades e identificamos que o cliente possuía um outro prédio para o qual os switches poderiam ser levados, instalados e configurados, ficando apenas a instalação física para o momento em que a obra nos apresentasse as condições mínimas de instalação. A questão é que para isso acontecer teríamos que colocar a mão-na-massa. Arregaçamos as mangas, validamos a alternativa com o cliente, alocamos transporte já existente no próprio cliente, conseguimos pessoas e chegamos até a cargas caixas para que o trabalho fosse executado. Com a paralelização de atividades de construção e instalação dos equipamentos no prédio alternativo, conseguimos recuperar o tempo e entregamos o projeto dentro do prazo esperado pelo cliente.

Sem nenhum investimento, ou custo adicional para o cliente, com uma solução muito simples e mudando a postura “jornalística” para “mão-na-massa” conseguimos atingir os resultados.

Esse é apenas um exemplo deste projeto e de situações que ocorrem diariamente em todos os projetos, onde a diferença de postura do GP faz toda a diferença no resultado do trabalho.

As ferramentas são fundamentais para a gestão, pois sem elas não temos informações para a tomada de decisões e condução dos projetos, porém a postura de liderança do GP e a “mão-na-massa” fazem toda a diferença.

É assim que trabalhamos na ITSaving, liderando e conduzindo os projetos, com a "mão-na-massa" se necessário, para atingir os objetivos dos Projetos e dos clientes.

Marco Antonio Marques - Diretor de Projetos